Changement de local professionnel, les démarches à respecter
Locaux inadaptés, fusion entre deux sociétés, loyers trop élevés, extension d’entreprise… Plusieurs raisons peuvent conduire le décideur à changer de domicile professionnel. Le changement de siège d’une firme est une opération délicate qui réclame un temps de préparation long par rapport à un simple déménagement. Plusieurs démarches sont à respecter.
Déménagement d’entreprise, un procédé à opérer à double sens
La communication de préavis et l’audit des nouveaux locaux sont deux étapes préliminaires et indispensables à un déménagement d’entreprise. Avant de changer de locaux de bureaux, vous devez impérativement aviser votre bailleur. Il est préférable de poser votre préavis au moins trois mois avant la date où vous allez quitter le local d’entreprise. Le non-respect de cette formalité vous expose à d’importantes facturations.
Parallèlement à cela, il vous faut aussi envisager dès maintenant la planification d’un contrat avec votre futur bailleur. Pour ce faire, vous allez devoir auditer vos nouveaux bureaux tout en prenant soin d’examiner les points suivants :
- L’état du bâti en général, les infrastructures sur place, etc.
- L’étendue de l’enceinte et la capacité du bâtiment.
- Les travaux de mise en conformité éventuelle, etc.
La planification du déménagement d’une société passe aussi par l’élaboration d’un cahier des charges rigoureux décrivant rationnellement vos besoins. Pour optimiser vos rangements, vous pouvez louer un box de stockage à Normandie. Pour organiser vos démarches dans de bonnes conditions, il convient de préparer un calendrier des opérations. Pour assurer une meilleure répartition des tâches, pensez à créer une équipe dédiée !
Pour ce qui a trait à l’emménagement, prenez soin dès à présent de préparer l’audit des nouveaux locaux en vous aidant des services d’un prestataire qualifié ! En effet, ce dernier sera plus à même de :
- Définir la capacité de vos futurs locaux.
- Diagnostiquer l’état des lieux.
- Mettre les installations aux normes.
- Formuler un devis précis, juste et reflétant vos besoins.
Trois étapes préliminaires au changement de siège d’une société
Au moment d’envisager un déménagement d’entreprise, vous devez : prévoir le budget nécessaire, informer vos employés et vous charger de toutes les formalités.
1. La planification du budget :
Elle dépend du bâtiment qui va vous servir de nouveau siège et des installations dont il dispose. Le budget tient aussi compte de la taille de votre firme et plus singulièrement de votre effectif de salariés. La distance séparant vos anciens bureaux et votre futur domicile professionnel rentre également en compte. Et de même concernant les tarifs de déménagement, le coût d’éventuels réaménagements, les frais relatifs aux loyers, etc.
2. La notification en interne :
Un certain nombre de démarches sont indispensables à adopter en interne quand il s’agit de changer de locaux professionnels. La plus importante consiste à informer les représentants du personnel qui se chargeront de sensibiliser les salariés. Cette notification est surtout utile pour assurer une meilleure organisation en interne.
3. Toutes les formalités administratives indispensables :
Si vous avez prévu vous affranchir de votre prestataire de téléphonie actuel, l’occasion est opportune de vous désabonner. Parallèlement, vous devez envisager dès maintenant l’ouverture de lignes téléphoniques et d’accès internet dans vos nouveaux locaux. De même, vous devez communiquer votre changement de siège d’entreprise aux autorités concernées et aux organismes auxquels vous vous affiliez. N’oubliez pas enfin de prévenir vos clients et vos collaborateurs que vous allez bientôt changer d’adresse !