Centre d’affaires : comment organiser correctement sa réunion ?

Locaux, bureaux équipés, espaces de travail entièrement adaptés, les centres d’affaires proposent de nombreuses prestations qui sauront ravir tous types d’entrepreneurs. Parmi celles-ci, la plupart des centres d’affaires offrent la possibilité de louer des salles de réunions.

Si l’offre est généralement intéressante, encore faut-il savoir correctement les mener pour gagner du temps (et donc de l’argent) sur la durée de location de la salle.Voici donc quelques points essentiels pour devenir un spécialiste des réunions.

Une réunion est-elle nécessaire ?

Derrière cette simple question se cachent des vérités qui sont souvent oubliées lors de la préparation d’une réunion par une entreprise. Si la réunion s’effectue dans un centre d’affaires,où votre entreprise est domiciliée, la question est d’autant plus importante. Est-il vraiment nécessaire d’allouer un budget « location d’une salle de réunion dans un centre d’affaires » s’il est possible de s’en passer ?

C’est là qu’il est capital de chercher à comprendre et à remettre en question la notion même de réunion que l’on nous apprend. Oui, dans de nombreux cas elles ne servent pas à grand-chose.

Et vous, pourquoi organisez-vous une réunion ? Est-ce par habitude ou parce qu’il existe un point très important à communiquer auprès de plusieurs équipes ? Planifier un évènement team building ? Peut-être qu’un simple échange de mail suffirait ?

À la suite de la réunion, quels sont les résultats que vous souhaitez obtenir ? Une meilleure compréhension du sujet par les équipes ? Une avancée dans le projet grâce à un brainstorming ? De toute manière, une réunion qui n’a pas de but concret n’en vaut généralement pas la peine.

Dans la même veine, la réunion permet-elle de partager une information ou de prendre une décision, et surtout laquelle ? Cela permet de savoir qui sera convié à y participer.

Respecter une bonne organisation

Une fois que vous êtes certain de la nécessitéde la réunion, de qui devra y participer et de son utilité, il est temps de mettre en place sonorganisation.

En premier lieu, les participants doivent avoir un programme précis. Il doit contenir aussi bien l’agenda que les objectifs à atteindre suite à cette réunion.

Également, afin de gagner du temps, il s’agira de communiquer correctement sur la salle de réuniondu centre d’affaires.

L’organisation ne comprends pourtant pas seulement l’établissement de l’heure et du lieu de rassemblement. En effet, c’est au cours de la réunion que l’on risque de perdre le plus de temps et de rendre l’exercice inutile.

Avant de commencer, définissez les règles et les thèmes à l’ordre du jour. De fait, il sera plus simple de recadrer la discussion si celle-ci s’éloigne trop du sujet. D’ailleurs pour être sûr que personne n’arrive sans avoir rien préparé, il est conseillé d’envoyer à l’avance les sujets qui seront abordés.

En ce qui concerne l’orateur, ce n’est pas forcément à la personne la plus élevée hiérarchiquement d’animer la réunion, au contraire, il faudra choisir le meilleur animateur.

Enfin, il ne faut surtout pas hésiter à faire des pauses pour synthétiser vos propos plusieurs fois durant la réunion, surtout si les informations sont conséquentes ou que le travail est laborieux (au cours d’un long brainstorming par exemple).

Mais ne vous en faites pas, avec de l’expérience vous animerez de mieux en mieux vos réunions et de les organiser à la perfection. N’oubliez pas que dans un centre d’affaires, nombreux sont les entrepreneurs à pouvoir vous aider et donner des conseils, profitez-en ils sont précieux !