Comment organiser des conférences et des ateliers de grande qualité ?
On vous a demandé d’organiser une conférence ou un atelier ? Ne vous inquiétez pas, c’est une bonne occasion pour vous de créer un réseau et de rassembler des personnes dans un but commun. Une conférence ou un atelier peut être organisé pour :
- Partager des recherches
- Aborder un problème
- Éduquer les gens
- Élaborer des politiques
En outre, en tant qu’organisateur de la conférence, vous acquerrez une expérience administrative, élargissez votre réseau et apprendrez de nouvelles choses !
Conditions préalables à la planification d’une conférence ou d’un atelier
Avant d’accepter d’assumer cette tâche, vous devez vous poser les questions suivantes :
- Disposez-vous des ressources nécessaires ?
- Disposez-vous du temps nécessaire ?
- D’autres personnes ou groupes sont-ils mieux équipés pour cela ?
L’objectif de votre événement peut-il être atteint d’une autre manière ?
Si vous décidez d’aller de l’avant, commencez tôt. La plupart des agences d’hôtesses à Paris vous recommandent de commencer plusieurs mois ou un an avant l’événement.
Organisez une équipe
Vous aurez besoin d’une équipe pour vous aider. Décidez comment vous et votre équipe communiquerez régulièrement. En outre, établissez une liste de contrôle avec un calendrier raisonnable.
Voici quelques points essentiels à considérer avec votre équipe pour lancer le processus :
- L’objectif de votre événement
- le public cible
- La durée et la date
- le thème général
- La structure de la conférence
- Crédits de formation continue (le cas échéant)
- Exposants (le cas échéant)
- Visites de sites pertinents du programme (le cas échéant)
- Matériel promotionnel
- Frais d’inscription
Établir un budget
Vos dépenses varieront en fonction de la nature de votre événement. Les postes les plus courants sont les repas, les rafraîchissements, les divertissements, la location du lieu, la location de matériel, la papeterie, l’hébergement et le transport.
Si vous devez contacter des sponsors ou demander des subventions, faites-le tôt.
Recherchez des orateurs de premier plan
Vous souhaiterez peut-être que quelqu’un d’influent démarre votre événement et qu’une personne faisant également autorité le termine. Vous devez demander les conférenciers bien à l’avance et, dans certains cas, leur offrir une compensation. En outre, vous devez vous assurer qu’ils comprennent ce que vous attendez d’eux.
Gérer la logistique
Une fois que vous et votre équipe avez mis au point les éléments de base mentionnés ci-dessus, vous pouvez porter votre attention sur les détails. Gardez à l’esprit les besoins de vos participants pour vous aider à prendre les décisions suivantes :
Lieu : avez-vous besoin d’installations avec hébergement et restauration ?
Transport : les participants doivent-ils se déplacer ?
Lieu : votre événement aurait-il lieu localement ou à l’étranger ?
Salles de conférence : nombre et taille des salles, disposition des sièges.
Équipement : tableaux blancs, tableaux à feuilles mobiles, Wi-Fi, matériel audiovisuel ou sonore.
Contrats : mettez tout par écrit pour les services tels que la restauration ou la location de matériel.
Inscription : comment les participants s’inscriront-ils ?
Date limite d’inscription : fixez une date
Photographies : l’événement sera-t-il photographié ? Comment les participants peuvent-ils acheter des copies ?
Papeterie : carnets, stylos et étiquettes d’identification.
Divertissement : y aurait-il des repas du soir avec des orateurs invités, des cérémonies de remise de prix ou des occasions sociales ?
Sûreté et sécurité : trousses de premiers secours ?
Bénévoles : diriger l’entrée ou accueillir les gens le jour même.Nos experts de l’évènementiel vous conseillent pour l’organisation de vos conférences et vos congrès