Comment choisir votre photocopieur à usage professionnel ?

Savez-vous que la durée de vie moyenne d’un photocopieur de bureau se situe entre cinq et dix ans ? Cependant, de nombreuses entreprises louent des machines avec une période de location typique de trois ans. Ces retours de location peuvent trouver une nouvelle vie en tant que machine remise à neuf, ce qui peut être une excellente option pour acheter une nouvelle machine. Par ailleurs, un nouveau copieur peut représenter une dépense énorme, en particulier pour une petite entreprise avec un budget serré. Et les grandes entreprises peuvent se retrouver à acheter plusieurs machines à utiliser dans leurs bureaux. Comment choisir votre photocopieur professionnel ? Voici nos conseils.

Tenez compte de la conception et de la taille du copieur

La manière dont la machine est construite par rapport aux besoins de l’opérateur est une fonction de la conception. Un photocopieur professionnel de qualité possède certaines caractéristiques de conception qui le distinguent des machines bas de gamme. Lorsqu’il s’agit de photocopieurs dans un bureau, l’espace est souvent limité. Le poids et la taille globaux sont donc des considérations stratégiques. Bien que la machine soit limitée à sa petite taille, une empreinte au sol mince et étroite est préférable. Par ailleurs, les fonctions de sécurité telles que l’impression sécurisée et l’authentification des utilisateurs sont typiques. Ethernet, la prise en charge sans fil et la prise en charge USB sont également considérés comme des éléments standards. En outre, des opérations conviviales sont essentielles. Les fonctions d’écran tactile ainsi que les commandes intuitives de l’opérateur se trouvent dans n’importe quel copieur de qualité.

 Quels sont vos besoins en capacité de production

Les caractéristiques de capacité et de production peuvent être prises en compte en termes de temps de préchauffage, de capacité papier et de vitesse d’impression. L’une des frustrations de nombreux bureaux est d’attendre que le photocopieur se chauffe. Les machines de qualité sont conçues pour minimiser cette opération nécessaire. De plus, les meilleurs copieurs peuvent contenir plus de 1 000 feuilles de papier, dont certains d’une capacité de 3 000 feuilles ou plus. Cela permet de réduire les temps d’arrêt en ajoutant du papier copieur au milieu d’un projet. Une capacité élevée signifie également que ces machines peuvent gérer plus de 100 000 copies par mois en service normal. En ce qui concerne la vitesse d’impression, recherchez des copieurs capables de produire au moins entre 35 et 45 copies ou plus par minute. Ce taux doit être le même pour les copies noir et blanc et couleur. De nombreuses machines haut de gamme peuvent produire des copies à des vitesses de plus de 85 pages par minute.

Pensez à votre besoin de qualité d’image haut de gamme

La qualité globale de l’image sur la plupart des copieurs est assez bonne, mais la sienne varie en noir et blanc ou en couleur, et pour les copies par rapport à l’impression. Cependant, les meilleures machines fourniront des copies à 1 200 x 1 200 ppp (points par pouce) pour les deux. Certains copieurs peuvent faire plus, mais à un moment donné, la différence de qualité d’image est rarement perceptible. Le rendement en toner de la cartouche noir et blanc et de la cartouche couleur est également un facteur clé ici. En règle générale, plus le rendement est élevé, plus vous pouvez effectuer de copies avant de devoir arrêter et remplacer la cartouche. Le coût et la disponibilité des cartouches de toner doivent également être pris en compte.

Mettez l’accent sur les outils et fonctions de reliure

De nombreuses fonctions qui étaient auparavant des fonctionnalités sur les machines haut de gamme sont désormais des éléments standards sur la plupart des photocopieurs. Par exemple, l’impression recto verso, la perforation et l’agrafage sont presque toujours inclus avec la plupart des machines. D’autres fonctions standards incluent la capacité de numériser, d’imprimer et de télécopier des documents. En outre, vous trouverez souvent des fonctions de création de livrets et de couvertures, l’inversion négative et positive, la répétition d’image, le miroir d’image et la possibilité d’appliquer des filigranes sécurisés.

Capacités de réseautage

L’ajout de votre photocopieur à votre réseau afin qu’il puisse être utilisé par d’autres appareils de votre bureau est essentiel pour la plupart des entreprises. De nombreux photocopieurs haut de gamme sont conçus comme des périphériques prêts pour le réseau qui servent également de scanners, de télécopieurs et d’imprimantes, ainsi que de photocopieurs en outre, vous devez réfléchir au niveau d’assistance que vous pouvez recevoir de la société auprès de laquelle vous achetez ou louez une machine. En règle générale, les fabricants de photocopieurs professionnels de qualité fournissent une assistance par e-mail, par téléphone et en ligne pour offrir une expérience utilisateur transparente.