Confiez vos archives à un professionnel de l’archivage
Vous souhaitez améliorer votre système d’archivage et vous consacrer à 100 % à votre activité ? Vous désirez déménager le fonds de vos archives ? Sachez qu’il existe des solutions adaptées pour externaliser vos documents d’entreprise et les conserver en toute sécurité.
Quels sont les enjeux du recours à l’externalisation de vos archives ?
En confiant vos archives à un professionnel de l’archivage, vous vous mettez en conformité vis-à-vis de vos obligations en matière de conservation de vos documents tout au long de leur durée d’archivage légale. Vos droits sont aussi protégés, dès lors que vous êtes capables, sans difficulté, de produire des documents à valeur probante. Enfin, grâce à la gestion et l’externalisation de vos archives auprès d’une société de tiers-archivage, vous pouvez pleinement maîtriser vos risques et ainsi préserver la pérennité de vos activités. Quant à la pérennisation de votre patrimoine documentaire, l’externalisation le permet durablement et efficacement.
L’archivage réalisé par un professionnel de l’externalisation d’archives constitue pour votre entreprise qui l’entreprend, une réelle valeur ajoutée, avec entre autres le développement de sa rentabilité, un gain de temps ou bien encore une optimisation de vos surfaces de stockage… Tous ces enjeux ont des répercussions sommes toutes bénéfiques en termes de satisfaction de la clientèle.
Une solution globale et adaptée aux besoins en archivage
Le tiers-archivage répond aux exigences des clients confrontés aux problématiques de l’archivage. La gestion harmonisée et sécurisée des archives nécessite une expertise sur le fonds des archives, conduisant à la mise en œuvre d’une solution globale et adaptée aux besoins. Surtout si l’externalisation des archives présente des avantages que ce soit au niveau de la conservation des documents ou dans le domaine de la maîtrise des coûts et des risques. Les compétences et le savoir-faire de la société d’archivage à qui vous confiez vos archives vous accompagneront tout au long du processus d’archivage externalisé. Vous pourrez en toute sérénité, vous recentrez sur votre cœur de métier.
Des archives toujours organisées et accessibles
L’atout majeur pour votre entreprise est l’externalisation de vos archives auprès d’un tiers archiveur pouvant vous garantir une organisation (classement, rangement, conservation…) pérenne de vos archives ainsi que leur accessibilité. Arcalys propose des solutions adaptées à vos contraintes en archivage (manque d’espace de stockage, de personnel suffisamment qualifié et compétent en archivage…)
Ses prestations s’effectuent toujours en conformité aux normes en vigueur et reposent sur une méthodologie éprouvée du Records Management. Tout en valorisant ainsi votre patrimoine documentaire, vous améliorez par la même votre efficacité.
L’externalisation, devenant ainsi le moyen le plus sûr de mettre en place une gouvernance documentaire des plus efficaces pour votre entreprise :
- Quels documents d’archives sont à conserver ?
- Pendant combien de temps ?
- Comment leur garantir une sécurité des plus optimales ?
- Comment faciliter leur exploitation ?