Location de salle vendée: comment réserver ?

N’oubliez pas de réserver votre chambre des mois avant votre événement. Si vous souhaitez louer la chambre, pensez à la réserver afin qu’elle ne soit pas louée à d’autres. Sans réservation, l’organisateur ne garantit pas une chambre pour le jour de l’événement.

Conseils pour une réservation de salle

Faites le bon choix

Quel ton souhaitez-vous donner à votre événement ? Imaginez-vous un mariage champêtre avec chambres d’hôtes, un séminaire en bord de mer alliant affaires et plaisir ? Un anniversaire en ville sur une péniche ou un hôtel chic ? Avant de commencer vos recherches, vous devez d’abord bien définir vos besoins et vos contraintes : budget, nombre de convives, style et ambiance souhaitée du lieu, hébergement ou non, services annexes…

Réservez sans attendre la dernière minute

Pour un événement parfait, il est important de penser à la planification post-événement. Et la première chose à faire est de réserver un salon. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de célébrations solennelles telles que les mariages. Certains lieux particuliers (châteaux, manoirs, demeures célèbres, etc.) doivent être réservés longtemps à l’avance, parfois un an ou plus avant le jour J. Vérifiez également la disponibilité de l’espace avant de commencer la procédure logistique. N’oubliez pas non plus que, sauf pendant la période la plus populaire (de mai à septembre), il existe des réductions très intéressantes. A vous de voir si votre événement s’y prête…

Lisez attentivement la toute dernière ligne du contrat

Il est bien sûr important de visiter le lieu de la réception, mais il est tout aussi important de lire le contrat de réservation en détail pour voir ce qui est et n’est pas inclus dans le prix proposé. – Heure de sortie, électricité, bouchon… Ne rien oublier pour éviter toute mauvaise surprise à l’arrivée.

Soyez conscient des fournisseurs et des restrictions imposés

Lors de la réservation d’un centre d’accueil, vérifiez quelles prestations doivent figurer dans votre contrat. Certains propriétaires font appel à leurs propres prestataires de services car d’une part ils perçoivent une commission pour ces services et d’autre part ils sont assurés d’un haut niveau de qualité et de fiabilité, ce qui est important pour leur image publique.Les services dont ils ont besoin. de prestataires (fleuristes, photographes, décorateurs, traiteurs, DJ, housekeeping, etc.) et assurez-vous que leur niveau de service correspond à vos besoins et à votre budget.

évitez que les invités dorment dehors

Cela peut sembler une petite chose, mais une capacité limitée peut être un problème si vous ne pensez pas à un espace supplémentaire pour accueillir tous vos invités. Assurez-vous que le hall se trouve à proximité d’un pavillon, d’un hôtel ou d’un gîte touristique facilement accessible.

Rencontrez-vous avant de décider

En assumant seul la responsabilité de la réservation d’un salon, le risque est grand d’oublier ou de sous-estimer certains aspects liés à la configuration de la salle et à ses possibilités. Aussi, n’hésitez pas à visiter les lieux avec d’autres pour ne pas oublier les détails.

Par exemple, avant la visite, vous pouvez interroger votre entourage (de préférence une réunion d’un comité de votre choix) et lister les questions qui vous viennent à l’esprit (pratiques, techniques, logistiques, etc.). Ainsi, le jour de votre visite, vous pourrez confirmer tous les détails et rassembler toutes les informations nécessaires pour procéder à votre réservation.

Si vous préparez quelques événements comme l’anniversaire par exemple , rendez vous sur ce site pour vous aider à faire votre location de salle.

Comment faire une réservation de salle ?

Pour réserver une chambre, les locataires doivent :

1. Faire une demande de réservation.
2. acompte

Demande de réservation

Les conditions de demande de réservation varient selon le propriétaire.

Certains propriétaires exigent une demande de réservation écrite, alors que pour d’autres une demande de réservation verbale par téléphone ou par courriel est suffisante.

Dans tous les cas, la demande de réservation doit contenir les éléments suivants :

1. le nom de la chambre que vous souhaitez,
2. le type d’événement organisé,
3. date et durée de location souhaitées,
4. Nombre de participants attendu.

Après avoir effectué une demande de réservation, le propriétaire de la salle peut transmettre au locataire les conditions générales de location applicables à partir de la confirmation de réservation.

Acompte

Pour confirmer une réservation de chambre, le propriétaire demande un acompte. Le montant de la caution dépend du tarif de la chambre.

En principe, l’acompte à la réservation est de 50% ou 30% du prix de l’hébergement.

En cas d’annulation, tout ou partie de l’acompte pourra être conservé par le Propriétaire, sous réserve des conditions préalablement notifiées au Locataire.

La remise des clés ou l’émission d’une facture vous sera alors faite quelques semaines avant la date de l’événement.