La gestion des impressions : quels bénéfices pour l’entreprise ?

Votre société utilise-t-elle des appareils d’impression ? Si oui, avoir une bonne gestion des impressions doit être une de vos priorités. Et pour cause, votre structure a beaucoup à gagner en améliorant vos pratiques d’impression au quotidien. Découvrez lesquels. 

Rappel : qu’est-ce que la gestion des impressions ? 

Pour simplifier, la gestion des impressions fait référence à la manière dont une structure contrôle, surveille et organise la production des documents imprimés. Cela va de la gestion des ressources (appareils et fournitures) à la gestion du flux d’impression et des utilisateurs. L’objectif principal est de mettre en place un système ou un processus qui optimise l’efficacité et la productivité du service d’impression. Par la même occasion, cela permet de réduire le gaspillage des ressources, ce qui est courant au sein des entreprises. 

Comment faire pour gérer les impressions ? 

La bonne gestion des impressions repose sur deux outils essentiels, à savoir : une politique d’impression et une solution logicielle. 

D’un côté, la politique d’impression met en place les règles ou les pratiques qui tendent vers la bonne gestion. Cela inclut des règles par rapport à la réduction des coûts, la sécurité des données et l’impact environnemental. 

De l’autre côté, le logiciel de gestion de l’impression permet de contrôler et de surveiller la mise en pratique des règles établies. Cet outil permet entre autres de gérer le droit d’accès aux données et l’utilisation des imprimantes, des copieurs et autres périphériques d’impression.  

Quels sont les bénéfices de la gestion des impressions ? 

Tout ceci est bien beau, mais quel en est l’intérêt pour l’entreprise ? Une bonne gestion des impressions offre plusieurs bénéfices à une entreprise ou organisation disposant d’un ou plusieurs périphériques d’impression.

Productivité du service d’impression

Le service d’impression joue-t-il un rôle essentiel dans l’activité de votre société ? Dans ce cas, il est logique de chercher des moyens pour améliorer la qualité du service. Mais encore faut-il trouver des solutions applicables à cette fin. En utilisant un bon logiciel de gestion de l’impression, vous disposez de rapports complets et détaillés sur l’activité d’impression de votre société. Ces données vous permettront de trouver les faiblesses, les menaces et les opportunités à saisir pour booster votre productivité.   

Réduction des coûts d’impression 

Le gaspillage de papiers et d’encre dans les entreprises ne date pas d’hier. Selon une étude d’IPSOS de 2007, chaque salarié français imprime en moyenne 28 pages par jour, dont 4 pages sont inutiles. Et depuis, la situation n’a guère évolué, et ce, malgré la montée en puissance de la dématérialisation. Voilà pourquoi une bonne gestion des impressions est indispensable, afin de réduire les coûts et d’économiser votre budget. Avec un meilleur contrôle et suivi des travaux d’impression, dites adieu aux gaspillages des consommables.  

Gestion centralisée des périphériques d’impression

Vous disposez d’une dizaine, d’une centaine, voire d’un millier d’appareils d’impression ? Gérer une flotte d’imprimantes, de copieurs et de multifonctions est une mission complexe. Vous devez mettre en place un processus efficace pour gérer l’utilisation des ressources et la maintenance des équipements. Avec un protocole bien défini et un outil de suivi performant, vous pouvez centraliser la gestion de votre parc d’impression. Dès qu’il y a un problème, vous êtes alerté et pouvez régler rapidement la situation.  

Meilleure sécurité pour les données sensibles  

Les documents que vous imprimez ont-ils un caractère sensible ou confidentiel ? Dans ce cas, il est dans l’intérêt de votre entreprise de prendre des mesures strictes pour éviter la perte ou le vol de ces données. Avec une bonne gestion des impressions, vous pouvez délimiter le droit d’accès aux données et authentifier les utilisateurs. Autrement dit, vous déterminez qui peut accéder à telle information (document) et qui peut accomplir telle action (imprimer, copier, scanner). De plus, vous pouvez identifier et surveiller les actions de chaque utilisateur.  

Activité d’impression responsable 

Le gaspillage des fournitures n’entraîne pas seulement une hausse des coûts d’impression. Cette action entraîne aussi une hausse de la pollution, plus précisément des déchets générés par votre entreprise. À une époque où la protection de l’environnement est un enjeu majeur, une activité d’impression responsable est de mise. Une bonne gestion des impressions permet d’adopter des pratiques qui limitent l’impact environnemental de votre entreprise comme le recyclage et l’achat de matériel écologique.