Apprendre à gérer les finances de son établissement : comment faire ?

Lorsqu’on ouvre son propre commerce, il peut être difficile de gérer correctement ses finances. En effet, le nombre de variables à considérer pour garder son affaire dans le vert peut vite décourager un entrepreneur en herbe. Pourtant, avec un peu de pratique, cela n’a en réalité rien de bien compliqué. Ainsi, quels sont les paramètres à considérer pour bien gérer les finances de son établissement ?

Faire attention à ses besoins en financement

Généralement, les petites entreprises qui viennent de s’introduire sur le marché ne disposent pas des fonds nécessaires pour être viables. Afin de compenser ce manque, il n’est pas rare qu’elles se tournent vers les institutions bancaires pour trouver une source de financement. Toutefois, même si cette alternative semble relativement sûre, il est tout de même important de se préparer à toutes les éventualités.

En moyenne, les entités responsables de ce type d’opération prennent 6 mois pour étudier un dossier et, dans la mesure du possible, débloquer les fonds. Ainsi, d’ici là, l’entreprise devra trouver un moyen de rester à flot. Dans certains cas, et notamment pour les entreprises qui viennent fraîchement d’intégrer ce système, les premiers audits et la planification ne se déroulent que 2 ans après l’introduction de la demande.

De ce fait, il est préférable de ne jamais fonder tous ses espoirs dans ce genre de solution et, autant que possible, de s’autofinancer jusqu’à atteindre une vitesse de croisière au niveau de son chiffre d’affaires.

Faire régulièrement le point sur ses gains et sur ses dépenses

Pour survivre, un commerce doit s’assurer que ses dépenses ne soient pas supérieures à son chiffre d’affaires. Si tel était le cas, alors cette dernière générerait plus de perte que de bénéfice, ce qui peut engendrer une situation de faillite. Cependant, même si son activité réalise des bénéfices, il doit aussi faire en sorte de les maximiser afin d’assurer sa croissance et, par extension, sa viabilité sur le long terme.

Pour se faire, le gérant du commerce devra, autant que possible, réduire ses dépenses. Il s’agit notamment de la gestion de son stock, de sa masse salariale ainsi que de ses éventuels besoins en termes de financement. Il devra toutefois faire attention à ce que cela n’impacte pas la qualité de ses produits et de ses services au risque de faire fuir les potentiels clients. Enfin, en dehors de tout cela, le chef d’entreprise aura aussi la responsabilité de surveiller les variations de son chiffre d’affaires tout au long des saisons.

Réinjecter ses bénéfices et limiter les emprunts

Étant donné que son commerce ne dispose pas encore des fonds nécessaires pour évoluer par elle-même, la plus grande erreur d’un jeune entrepreneur serait de consommer immédiatement ses bénéfices. En agissant de cette façon, il condamne toutes ses possibilités d’expansion.

À l’inverse, un bon gérant réinjectera ses fonds dans son activité et veillera à ne pas dépendre (dans la mesure du possible) des institutions de financement. Pour cela, il devra limiter ses emprunts et, par la même occasion, ses dettes. Si son activité fonctionne par le biais d’un système d’actionnariat, l’entrepreneur devra également s’assurer que l’équilibre entre les capitaux propres et les financements soient parfaitement respectés. Auquel cas, il risque de compromettre la valeur de ses bénéfices et de ses capitaux propres (investissements de base) en générant plus d’actions. De la même façon, chaque actionnaire devra recevoir un dividende proportionnel au montant de sa contribution.

Trouver le matériel idéal pour gérer ses finances

L’âge des carnets de notes et des crayons est révolu pour la gestion d’un commerce. Actuellement, tout bon commerçant doit disposer d’une caisse enregistreuse pour gérer ses finances et tenir sa comptabilité. À cet effet, il en existe généralement différents modèles adaptés aux activités de toute nature (boutique, magasin, restaurant, bar, épicerie, marché, etc.). Malheureusement, les anciens modèles ont tendance à être désuètes et dépourvues de fonctionnalités jugées importantes.

C’est pour cette raison que la plupart des gérants de commerce préfèrent désormais se tourner vers l’utilisation d’une caisse enregistreuse tactile. Pour cause, contrairement à ses homologues classiques, cette dernière fonctionne avec un logiciel de caisse qui se veut à la pointe de la technologie. Elle dispose donc d’options supplémentaires extrêmement utiles et pratiques au quotidien.

En revanche, lors du choix du logiciel de caisse à utiliser, le commerçant devra s’assurer que celui-ci soit conforme aux réglementations imposées par l’administration fiscale. En tant que tel, le programme devra disposer de la certification NF 525. S’il déroge à cette obligation, l’entrepreneur concerné se verra dans l’obligation de s’acquitter d’une amende de 7 500 euros accompagnée d’un délai de 60 jours pour se mettre en règle.