Les 4 avantages de l’externalisation administrative
L’externalisation est une solution efficace pour réduire les dépenses d’une entreprise. D’ailleurs, beaucoup l’ont adoptée. Quels sont les avantages de l’externalisation et ses limites ? Les réponses dans cet article.
Atouts de l’externalisation administrative
1) Réduction des coûts
L’ajout ou le développement d’activités impliquent des frais supplémentaires. Il s’agit souvent d’investissement en local, en matériel et en personnel. L’un des principaux atouts de l’externalisation administrative est la réduction des coûts. Déléguer certaines tâches à des prestataires de service limite les dépenses de fonctionnement d’une entreprise.
2) Continuité de service
L’externalisation administrative peut concerner tout ou une partie d’un service. Pour un travail nécessitant une équipe de 10 personnes, par exemple, il est possible de maintenir 5 postes en interne et de confier une partie des tâches à des professionnels externes.
En cas de panne en interne, les prestataires de service peuvent assurer la continuité du service. Ils prennent en charge le traitement en back-office. Une externalisation est également une solution efficace pour gérer les risques, même si cela implique de mettre à la disposition du prestataire des données sensibles. Il faut donc bien évaluer les avantages externalisation et limites lorsque vous répartirez les tâches.
3) Développement des compétences internes
Externaliser des services permet de gagner du temps qui peut être réattribué aux tâches traitées en interne. Il est possible de consacrer une partie de ce temps au renforcement ou à l’acquisition de compétences.
4) Concentration sur le cœur du métier
Habituellement, on externalise les services chronophages et indispensables, mais qui ne contribue pas directement au développement d’une entreprise. Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches principales de votre entreprise. Le prestataire se chargera des tâches secondaires en suivant vos consignes.
Risques liés à l’externalisation
Bien que les avantages externalisation soient nombreux, cette solution présente certains risques.
1) Perte de la maîtrise de l’image d’entreprise
L’image d’une entreprise est notamment définie par sa relation avec ses clients. Positive, elle contribue à la croissance d’une société. Dans le cas contraire, elle entraîne la régression de l’entreprise, ce qui peut engendrer une perte de clients et d’investisseurs. Or, l’externalisation peut dans certains cas ternir votre image. Les actions d’un prestataire ne doivent donc pas l’influencer dans le mauvais sens. C’est pourquoi il est important de vérifier son sérieux et sa fiabilité avant de l’engager.
2) Mésentente entre prestataire et client
Faire appel à des prestataires externes exige une excellente entente entre le prestataire et l’entreprise donneuse d’ordre. Ils doivent être capables de collaborer, et ce, pour une durée indéterminée. Cela assure un bon climat de travail, propice à un traitement de qualité des tâches externalisées. La moindre mésentente peut porter préjudice à l’image de l’entreprise et à son activité.
C’est également le cas de la relation entre le prestataire et le client final s’ils sont amenés à collaborer. Elle impacte directement l’entreprise donneuse d’ordre. Un client insatisfait par la prestation d’un sous-traitant peut nuire l’image de l’enseigne.
3) Perte de confidentialité
Le gain de temps est l’un des atouts externalisation administrative. Elle soulage vos collaborateurs de certaines tâches, ce qui leur permet de montrer leur plein potentiel.
Toutefois, faire appel à un prestataire externe implique le partage d’informations, dont certaines sont sensibles comme les informations financières de l’entreprise ou encore les données personnelles sur les collaborateurs.
L’externalisation amène donc à prendre le risque de perdre la confidentialité des données, car vous devez vous fier au professionnalisme du prestataire. C’est pourquoi il est important de bien sélectionner ses prestataires de service.
Une externalisation est une solution qui convient à plusieurs entreprises. Les avantages qu’elle procure sont nombreux, incluant le développement des compétences internes.