Les éléments à considérer pour réussir une soirée d’entreprise

Une soirée d’entreprise est un événement qui contribue à l’atteinte de ses objectifs et à la cohésion entre les différents employés. Il est aussi possible d’organiser ce genre d’événement pour lancer un nouveau produit ou pour faire savoir un nouveau service. Mais il s’agit également d’un événement qui constitue un bon moyen pour développer un réseau professionnel dans des conditions agréables et informelles. Dans tous les cas, une grande organisation s’impose pour que l’effet attendu soit obtenu. Et pour cela, il faudra considérer les différentes facettes qui feront de la soirée une réussite.

Découvrez donc dans cette fiche les grands principes à respecter pour que votre soirée d’entreprise soit un événement inoubliable et efficace avec l’événementiel bordeaux.

Réaliser une to-do-List

La première règle lorsque vous organiser un événement, quelle que soit sa nature, est de dresser une liste des choses à faire. Dans le cas d’une soirée d’entreprise, des mois à l’avance peuvent être très bénéfiques pour assurer le bon déroulement de la fête. En effet, vous aurez le temps de trouver une salle et de la réserver pour une date précise, de contacter les différents prestataires, de créer et d’envoyer les invitations, et de contrôler des différents éléments relatifs à la sécurité. L’événementiel bordeaux a une liste des tâches à réaliser vous permettra de ne rien oublier, des plus évidents au plus petit détail.

Définir l’objectif principal

Lorsque vous organiser un événement professionnel, quelle que soit sa nature, il s’agit automatiquement d’un acte qui répond à un objectif précis. Dans le cas d’une soirée d’entreprise, cela pourrait s’agir d’une célébration de l’anniversaire de l’entreprise ; de l’annonce d’une grande nouvelle comme un succès, un nouveau produit, etc. ; d’une occasion de motiver les salariés après l’atteinte d’un objectif ; etc. Aussi nombreuses que variées, les raisons d’organiser une soirée d’entreprise sont infinies l’événementiel bordeaux peut vous venir en aide. Il vous revient alors de déterminer cet objectif afin de pouvoir diriger et mener à bien la préparation et le déroulement de la fête. En effet, à partir de l’objectif visé, vous pourrez définir le budget alloué à l’événement, le nombre de participants, le délai de préparation ainsi que le moment propice pour la fête. N’oubliez pas que vous devez encore trouver un endroit idéal et une date, organiser les animations, dresser la liste des conviés, envoyer les invitations et contacter les différents prestataires.

Choisir la date et le lieu adapté

L’événementiel bordeaux peut aussi vous aider pour choisir la date idéale de la soirée, vous devez tenir compte des périodes de congés et des jours fériés. Vous devez également connaître globalement les emplois de temps des invités, notamment en vous référant toujours aux jours fériés et aux périodes de vacances. Et une fois la date choisie, pensez ensuite à l’endroit où la fête devra avoir lieu. Pour cela, deux options s’offrent à vous, soit d’organiser la fête dans les locaux de l’entreprise, soit de l’organiser dans une salle de réception. Si vous choisissez la première option, veillez à bien faire en sorte que le lieu soit le plus adapté possible à la soirée. En effet, il faudra s’assurer de bien communiquer aux différents prestataires les mesures de sécurité, et garantir la sécurité des lieux en toutes circonstances. Et si vous deviez faire installer des matériaux et des équipements spécifiques, faites en sorte que l’endroit soit propice pour les recevoir. Il faudra également placer un bon nombre d’extincteurs et s’assurer qu’ils seront accessibles et adaptés aux équipements supplémentaires à installer.

Quoi qu’il en soit, veillez toujours à respecter un minimum d’espace pour que les conviés ne se sentent pas trop à l’étroit, que vous choisissez les locaux de l’entreprise ou une salle de fête. De même, il ne faudra pas aussi que l’endroit soit trop vaste pour éviter un effet démesuré par rapport à l’événement.

Établir la liste des invités

Pour dresser la liste des invités, vous devez, en premier lieu, privilégier les entreprises partenaires, les fournisseurs, les clients et toutes les personnes ou entités qui sont en relation directe avec l’entreprise. Après, vous pourrez y ajouter les clients potentiels, les entreprises du même secteur et les autres personnes que vous jugez utiles à inviter. Tâchez d’être bien précis dans votre liste parce que ce sera en fonction du nombre des invités que vous pourrez définir la taille de la salle, la quantité de nourriture et de boissons, et le budget nécessaire pour organiser l’événement.

Choisir la nourriture et les boissons

En fonction du nombre de participants et de la durée de la soirée, vous pourrez choisir une quantité plus ou moins considérable. De même pour les boissons, il faudra en prévoir suffisamment pour que tout le monde puisse en profiter. Pour éviter d’embarrasser ou d’offenser certains invités, vous devez obligatoirement varier le type de nourriture et de boisson. En effet, il est tout à fait possible que des personnes souffrent d’une allergie alimentaire. Alors pour éviter qu’elles ne mangent rien durant la soirée, faites en sorte de choisir une nourriture aussi variée que possible. Par ailleurs, vous pourrez aussi surprendre vos invités en leur proposant des amuse-bouche ou des sucreries qui sortent de l’ordinaire.

En ce qui concerne les boissons, il faudra bien mesurer la quantité si vous envisagez de mettre des boissons alcoolisées. En effet, il est important de garantir la sécurité de l’événement, et les boissons alcoolisées ne pourront pas améliorer les choses. Puis, il sera mauvais pour la réputation de l’entreprise si jamais un accident survenait à cause d’une consommation excessive d’alcool. Il est ainsi essentiel de faire preuve d’une très grande vigilance et de prendre les mesures nécessaires pour favoriser davantage la sécurité de chacun et de l’entreprise.

Choisir la musique et l’animation

Pour que les invités puissent tenir toute la nuit, il est indispensable d’opter pour des animations ludiques et amusantes. Il faudra également communiquer aux conviés leur participation s’il doit y en avoir lieu. Les discours, les prises de parole ou tout autre type de participation. Tout cela, en respectant le timing et l’organisation préétablie.

Par ailleurs, une soirée n’est pas réussie sans musique. Pour cela, vous devez trouver une bonne playlist qui saura s’adapter au thème, à l’objectif et surtout à l’événement. L’idéal est de choisir une playlist variée pour ainsi varier l’ambiance. Il serait même parfait de faire appel à des orchestres animateurs professionnels qui pourrait animer la fête par une musique aussi rythmée que variée. Puis, vous ne devrez plus vous occuper de la sonorisation puisqu’un orchestre dispose automatiquement de sa propre sono. Pour cela, il est possible de se faire procurer un orchestre animateur professionnel et compétent. Pour animer une soirée d’entreprise, un mariage ou tout autre événement, faites appel à évènementiel bordeaux et vous ferez de votre soirée un événement inoubliable.