Demandez les services d’une agence artistique pour l’animation de vos évènements

Comme vous avez déjà plusieurs taches à entreprendre dans votre société, il est raisonnable de solliciter les services d’une agence artistique pour l’animation de vos évènements. L’organisation peut incomber une personne dont le travail principal n’a rien à voir avec la planification d’évènements. Pour les fêtes de fin d’année, pour le lancement de vos produits, votre team building et d’autres évènements marquants, faites appel à des professionnels.

Les responsabilités d’un planificateur d’évènements d’entreprise

Les organisateurs d’évènements d’entreprise ont pour mission de créer des évènements compétitifs correspondant aux valeurs et à la convivialité de l’entité. Lors de l’embauche d’un organisateur d’évènements d’entreprise, vérifiez s’il est capable de gérer un projet personnalisé, propre à votre attente. Faites un remue-méninge sur les thèmes des évènements en fonction de la vision de l’entreprise.

Si vous contactez une agence artistique d’évènements d’entreprise, la première chose qu’il devrait offrir est de vous rencontrer afin de discuter du message de l’évènement, des valeurs de l’entreprise et des thèmes. Un responsable d’évènementiel d’entreprise sait comment transformer vos idées en une réalité. Faites une estimation des coûts ensemble. L’organisateur va établir une estimation complète des coûts, qui doit être alignée sur le budget de l’entreprise.

Un planificateur d’évènements d’entreprise expérimenté va créer une liste de contrôle comprenant tous les éléments mis en jeu lors de l’évènement : décoration, traiteur, animation, etc. Prendre des décisions sur de petits détails tels que le menu et la décoration ont un impact énorme sur le déroulement de l’évènement. Exigez alors du planificateur des détails sur ces sujets. Dans le cas de voyages à l’étranger, un organisateur d’évènements d’entreprise doit gérer la planification de voyage, la réservation d’hébergement, les partenariats avec des hôtes et des fournisseurs locaux, etc.

Comment trouvez-vous le meilleur planificateur d’évènements d’entreprise ?

Embaucher un planificateur d’évènements d’entreprise ne doit pas être une tâche ardue. Vous devez rechercher le meilleur, correspondant à vos besoins et les examiner soigneusement avant de vous engager. Mais d’abord, vous devez savoir exactement ce que vous demandez au planificateur d’évènements de faire. Avant de commencer votre recherche, vous devez définir l’objectif de l’évènement, le budget avec lequel vous travaillez et la raison pour laquelle vous embauchez un professionnel. Une fois que vous avez défini vos objectifs, quelques idées claires commencent à émerger concernant le thème et le message que vous souhaitez transmettre.

Vous devez maintenant déterminer le budget dont vous disposez pour un planificateur et ce qu’il est censé faire. Un organisateur d’évènements peut sélectionner le lieu, recommander des options de restauration et de boissons, choisir des conférenciers et des divertissements, être sur place pour les besoins quotidiens de la production et créer les invitations. Qu’il s’agisse d’un évènement social, une fête de Noël ou d’une réunion d’entreprise, les règles pour embaucher un organisateur ou un traiteur restent les mêmes : vous souhaitez embaucher une personne ayant une expertise dans la création de votre type d’évènement.

Le bouche-à-oreille est un moyen de trouver un planificateur d’évènements, qu’il s’agisse de l’organisation d’une soirée à thème, d’une fête d’anniversaire, d’une réunion d’affaires pour le petit-déjeuner, d’une retraite le weekend ou de tout autre type d’évènement. Mais ce n’est pas toujours l’approche la plus efficace. Si vous essayez de trouver le meilleur planificateur d’évènements pour votre entreprise, recherchez en ligne une entreprise expérimentée et jouissant d’une solide réputation au sein de la communauté des planificateurs d’évènements. La réputation des pairs peut être un indicateur plus fort que les références d’amis.

Interviewer les organisateurs d’évènements d’entreprise

Interviewer deux ou trois organisateurs d’évènements d’entreprise de votre sélection. La plupart des organisateurs d’évènements d’entreprise seront enthousiastes à l’idée de votre évènement. Donnez-leur d’abord de brefs détails et concentrez-vous sur leur expertise lors de la première d’entretien. Vous devez ensuite l’interroger sur ses expériences passées et sa planification en cas d’imprévus. Un bon planificateur vous conduira dans une discussion sur les objectifs globaux de votre évènement, son calendrier, son budget, le nombre d’invités et ses préférences personnelles, et vous posera également des questions sur vos attentes.

Celui qui est désireux de connaître vos objectifs et votre évènement se démarquera des autres. Bien qu’il ne soit pas toujours possible de rencontrer un candidat en personne lors de l’entretien, surtout si votre programme est en dehors de la ville; donnez-vous rendre-vous sur une plateforme de discussion comme skype ou messenger. La dernière étape consiste également à vérifier les références de vos candidats. Contactez vos anciens clients et assurez-vous qu’il n’y a pas d’évènement malmené dans son passé.

Faites votre choix. Il est maintenant temps de limiter votre sélection à une seule. C’est aussi le moment de lancer des idées créatives et de lancer des idées qui ne fonctionnent pas. Votre organisateur d’évènements peut tirer le meilleur parti de votre budget; mais devra peut-être concrétiser votre vision. Vous devez travailler ensemble pour élaborer un budget réaliste. Et n’oubliez pas de vous renseigner sur les frais qui seront facturés par l’organisateur d’évènements et sur la manière dont ils seront intégrés au budget.